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Marcos Speca

Sim, utilizamos o PowerBI!

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Uma das etapas mais importantes do processo de contratação da Legal Insights é o alinhamento com a TI interna do cliente. Devo admitir que esta etapa é uma das minhas favoritas, pois posso falar abertamente sobre aspectos técnicos e inovações que temos utilizado e que implementamos na plataforma, sem me preocupar muito com o “techniquês” da TI.

Porém, algo muito frequente acontece quando apresentamos a solução, que é o questionamento sobre a tecnologia de Dashboards que utilizamos:

“Mas Marcos, vocês usam o Power BI?!”  

Algumas vezes esta pergunta é feita em tom de alívio (normalmente porque a empresa já usa Power BI e conhece a ferramenta), mas em algumas poucas situações a pergunta acaba carregando uma percepção negativa, de que a Legal Insights apenas “desenvolve Power BI” e que não possui inovação na prática.

Confesso que devido a esta percepção, nos primeiros meses da Legal Insights, eu ficava um pouco tenso quando este questionamento surgia. Porém, com o passar do tempo, foi ficando cada vez mais claro que nosso valor está em saber “o que fazer” e não em “como fazer” ou “qual ferramenta utilizar”.

Um paralelo que faço é: Quando uma empresa contrata uma consultoria estratégica, será que ela avalia a capacidade desta consultoria por usar o Excel? Ou o Powerpoint? Acredito que não.

Outro exemplo, mais comum em “nosso” mundo jurídico, será que dá para avaliar a qualidade de um Escritório de Advocacia pela sua proficiência no Word?

Meu ponto aqui é que todas estas tecnologias são ferramentas, e sempre devemos buscar parceiros que, independentemente da ferramenta utilizada, saibam o que estão fazendo.

Além disso, quem já viu a imagem do iceberg onde apenas uma pequena parte fica para fora da água, pode imaginar que os Dashboards são apenas 10~15% de todo o trabalho.

No “back-end” da solução existem diversas outras tecnologias e algoritmos (este sim 100% desenvolvidos por nós) que garantem e entregam a qualidade de dados necessária que os Dashboards precisam para fazer sentido.

Hoje, sempre que surge este questionamento, respondo até com certo orgulho: sim utilizamos o Power BI da Microsoft, uma ferramenta líder de mercado, que vem se atualizando constantemente nos últimos anos.

E por que agora resolvi falar de ferramenta? Porque o Gartner acabou de divulgar no último dia 15 de fevereiro, seu já famoso “Quadrante Mágico” para soluções de B.I. e Analytics.

Um relatório produzido com profundidade e metodologias que já são características da empresa, que aponta o Power BI da Microsoft como solução líder neste segmento.

Para aqueles que gostam de saber que ferramentas seus fornecedores utilizam, saibam que a Legal Insights utiliza uma das melhores opções do mercado.

E para aqueles que priorizam o resultado do serviço, seja qual for a ferramenta, saibam que um dos nossos lemas é “Não fazemos apenas Dashboards, garantimos que os Dashboards atinjam seu propósito, que é a boa tomada de decisão baseada em dados”.

Disclaimer: Importante ressaltar que o Gartner não indica ou endossa qualquer solução tecnológica, e é importante que o relatório seja lido e analisado em sua totalidade, para a melhor tomada de decisão na escolha de uma ou outra ferramenta.

Para mais informações sobre Power BI e o Relatório do Gartner, acesse: https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/microsoft-named-a-leader-in-2021-gartner-magic-quadrant-for-analytics-and-bi-platforms/

Qualidade de Dados

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Todos aqui que tiveram que entregar um relatório para o chefe já sentiram na pele a importância de ter uma base de dados com qualidade e bem estruturada.

Ou se precisaram fazer alguma análise, já sofreram em tentar cruzar diversas planilhas fazer uma bater com a outra, descobrir no meio do caminho que existem dados faltando, mal preenchidos ou com valores errados.

Não é segredo nenhum que para qualquer entrega que envolva utilização de dados, a qualidade da base de dados é fator determinante para um bom resultado.

Em projetos de machine learning por exemplo, boa parte do trabalho do cientista é preparar a base que servirá de entrada ao algoritmo, e neste caso a importância da qualidade é ainda maior.

A grande maioria dos modelos “preditivos” utilizados atualmente são o que chamamos de modelos supervisionados. Isso significa que para treinar a máquina, você precisa de um razoável volume dados cuja variável que queremos prever já tenha seu valor descoberto (os famosos dados históricos).

Vou me explicar melhor. Se quisermos, por exemplo, prever um valor de pagamento de um processo, precisamos de uma base histórica que tenha todos os valores preenchidos corretamente.

Mas mesmo se verificarmos que todas as linhas estão preenchidas, muitas dúvidas podem surgir: Foi um acordo ou indenização? O valor incluí danos morais? O valor é o total ou parcelado? Os casos sem valor zerado não foram preenchidos ou houve êxito?

Estas são, apenas algumas perguntas que nós fazemos durante alguns trabalhos de ciência de dados aqui na Legal Insights. Existem outras inúmeras dúvidas que surgem durante a análise e preparação das bases de dados para a utilização.

Meu ponto aqui é que mesmo com a base 100% preenchida, existe (e sempre existirá) algum grau de incerteza que temos que aceitar para que estejamos confortáveis em usá-los, principalmente criando modelos preditivos mais sofisticados.

Por isso, gostaria de deixar algumas “dicas” de como trabalhar a qualidade de dados da base e aumentar a confiança e conhecimento sobre ela.

  1. Ver os dados como ativo da empresa: Uma coisa que sempre falo para meus clientes é que os dados são um ativo da empresa, e por isso, devem ser tratados como tal. Portanto temos que ter em mente é que, mesmo que o processo de cadastro de dados seja um processo operacional e repetitivo, não podemos ver como uma tarefa de pouca importância. Temos que pensar em sistemas que priorizem o user experience do usuário, dar treinamento constante para equipes de cadastro, entender a fundo quais são as informações relevantes e quais não são (evitar cadastros longos e desnecessários), e por fim definir um “guardião” dos dados que é responsável por, periodicamente, revisar os dados e o processo de cadastros a fim de otimizar o processo.
  2.  Entender a real qualidade da base: Lembro em uma reunião com um potencial cliente, que uma das pessoas reclamou bastante da base de dados, e o diretor questionou: “Mas não é com essa base que entregamos os números para a auditoria?”. Esse episódio diz muito sobre nossa percepção em relação a base de dados. Muitas vezes o trabalho manual, repetitivo e desafiador de gerar os relatórios faz com que colocamos nossas frustações na “base de dados” e não no processo em si. Portanto o primeiro passo para melhorar é entender a real situação dos dados. Para isso existem diversas técnicas e conceitos de qualidade de dados, como TDQM (Total Data Quality Management) que permitem uma avaliação real da qualidade de dados utilizando métricas, e priorização do que é mais importante para a empresa.
  3.  As tratativas são constantes: Uma das coisas que posso citar como erro é querer “corrigir” a base de uma vez só, em um projeto único e nunca mais olhar para a base. Ou mesmo trocar de sistema e acreditar que a base será corrigida na implantação do novo software. A base está em mudanças constantes (atualizações, novas inclusões e etc.) e um projeto de qualidade de dados deve prever o que deve ser feito na “pós-higienização”. Os formulários de cadastro foram adaptados? Como vamos monitorar a qualidade de dados? Quais as métricas de qualidade?
  4.  Pondere o custo-benefício da base de dados: Dificilmente uma base de dados estará 100% preenchida corretamente. Eventualmente campos com valores incorretos ou não preenchidos estarão na base e você terá que conviver com isso. Porém vale ressaltar que mesmo em fase de higienização, preencher 100% das colunas pode não ser o mais inteligente a se fazer. É importantíssimo que uma revisão da importância de cada coluna seja feita, pensando no agora e nas possibilidades futuras de análise.
  5.  Não se limite ao sistema: A última dica que gostaria de ressaltar é que existem diversas fontes de dados que podem (e devem) ser combinadas para auxiliar na higienização e na manutenção da qualidade de dados. Pense em relatórios de outros sistemas, planilhas do financeiro (contas a pagar), planilhas dos escritórios, documentos dos processos e diversas outras fontes de dados. Claro que existem desafios em utilizar estas bases adicionais, como chaves de cruzamento e extração de dados de documentos de forma automatizada, porém vale sempre manter a mente aberta e pensar “fora da caixa” quando se está buscando fontes para enriquecimento da base de dados.

Para concluir, muitas empresas já estão tendo ótimos resultados na tomada de decisão baseada em dados, mesmo que sua base de dados não esteja 100% higienizada e preenchida. Basta entender realmente quais são os “furos” da base, e avaliar se estes furos vão realmente impactar nas análises que precisam ser feitas.

Legal Insights Retrospectiva 2020

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Talvez eu esteja um pouco atrasado para compartilhar a retrospectiva de 2020, um ano tão difícil para todos. Alguns talvez achem que nem deveríamos relembrar o que passou, sendo que para muitos o ano passado foi um ano de sofrimento.

Estamos agora, nestes primeiros dias do ano, retocando e consolidando nosso plano para 2021. Resolvi refletir sobre alguns pontos positivos do ano passado para compartilhar com a minha equipe em nossa reunião de planejamento.

Além disso, o Gabriel Smanio, fez um excelente trabalho consolidando e compartilhando com nossos clientes algumas entregas de destaque que tivemos no último período.

Portanto, como todos nós buscamos um pouco de inspiração agora no começo do ano, resolvi compartilhar com vocês alguns dos pontos positivos que tivemos neste ano tão desafiador que foi 2020.

Primeiro gostaria de agradecer a toda a equipe da Legal Insights, os que estão conosco desde o começo e os que chegaram depois. Não tenho dúvidas que estamos com o melhor time para 2021.

No ano passado (mesmo com a pandemia), tivemos recorde de acessos a plataforma, recorde de entregas de melhorias e evoluções para nossos clientes, além disso, mesmo com alguns projetos cancelados e congelados, também tivemos crescimento de receita.

Elenquei aqui embaixo alguns dos principais projetos que entregamos junto com nossos clientes e que temos um imenso orgulho!

Previsibilidade de Contingências: Através do cruzamento de dados externos (tribunais) com informações providas pelo cliente, criamos um modelo que indica o tempo médio em que um processo tende a se encerrar (por tribunal), projetando no futuro o comportamento da carteira ativa e seu impacto financeiro.

Check de Provisão: Algoritmos automatizados para verificação e limpeza de provisão, indicando sem atraso quais processos podem ter seus valores baixados.

Taxa de Reversão por Tribunal: Estudos sobre a taxa de reversão por tribunal, detalhando por pedido específico.

Extrator de informações documentos (PDF): Algoritmos e modelos de machine learning para extrair e identificar informações relevantes em documentos (Pedidos, Termos, impactos negativos, e outros).

Reformulação de políticas de acordo: Com base em modelos estatísticos e histórico de acordos, identificamos assuntos mais propensos a serem ajustados na política e quais assuntos poderiam ser incluídos, além de propor ajustes às alçadas.

Diagnóstico e qualidade de dados: Uma das dores mais recorrentes é falta de qualidade de dados (que é base para qualquer projeto). Portanto desenvolvemos um método de avaliação da qualidade de dados com base no TDQM e perspectivas relevantes para o jurídico. Apontando a real necessidade de higienização e priorizando ações de maior custo-benefício.

Além destes projetos, diversas melhorias, novos dashboards e novos indicadores ajudaram nossos clientes em um ano tão desafiador quanto 2020.

Agora que já celebramos o resultado, é partir para a próxima etapa.

Estamos prontos para novas entregas, e já iniciamos conversas com nossos clientes mais inovadores para começar 2021 com tudo e entregar mais projetos de qualidade que geram resultados!

Um excelente 2021 para todos!

5 KPIS Contencioso

5 KPIs para Gestão do Contencioso

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Aqui na Legal Insights, empresa especializada em KPIs para Gestão do Contencioso, nós temos uma abordagem de trabalho consultiva que nos permite criar novas visões e novos indicadores durante todo o nosso relacionamento com os clientes, sempre sem gerar custos adicionais, o famoso “extra-escopo”. 

Entendemos que utilizar dados para tomada de decisão é uma jornada dinâmica e cheia de mudanças no meio do caminho, e para não engessar todo o potencial de resultado de nossos clientes decidimos adotar esta abordagem que permite criarmos diversas melhorias sem custos não previstos nos contratos. 

Portanto, com esta abordagem, ao longo de mais de dois anos de estrada já entregamos mais de 862 melhorias e novas visões, isso significa mais de 1300 horas de trabalho, entendendo a solicitação do cliente, arquitetando a melhor solução e desenvolvendo os indicadores chave para cada realidade. 

Com base em todo esse conhecimento acumulado, decidimos elencar aqui 5 indicadores chave que acreditamos que todo o gestor jurídico de contencioso deve acompanhar e gerenciar.

Esta lista não é exaustiva, mas sim um resumo dos KPIs para gestão do contencioso que acreditamos ser essenciais: 

1 – Tendência do Saldo ou “Estoque” dos Processos

Quando falamos em processos judiciais, o indicador mais básico é a quantidade de processos ativos. Mas apenas saber quantos processos ativos temos no momento não revela nenhum insight. Portanto é crucial ter ideia da evolução deste número ao longo do tempo.

Pense na seguinte situação, os executivos da empresa eventualmente perguntam: “Quantos processos trabalhistas nós temos atualmente?” Independentemente da resposta, a próxima pergunta na maioria das vezes é: “Mas está diminuindo ou aumentando?”.

Sendo assim é de suma importância guardar o histórico dos processos que estavam abertos no passado, mas a grande maioria dos softwares não possuem a capacidade, e a saída acaba sendo a criação de diversas planilhas de histórico. 

Estas planilhas “quebram o galho” mas também causam algumas limitações, por exemplo: Dificilmente é possível saber, além da quantidade, de quais regiões, tipos de demanda e etc. eram os processos que estavam abertos, digamos em Janeiro de 2017.

Portanto, por mais que a “Quantidade de processos em abertos” possa parecer um indicador bem simples, para extrairmos valor desta informação temos que compara-la ao longo do tempo, e isso já não é tão fácil. 

Aqui na Legal Insights criamos diversas técnicas para aprimorar o uso deste indicador, tanto de higienização da base (preenchimento das datas de Distribuição e Encerramento), quanto para identificar quais processos “estavam” abertos em um determinado momento e poder visualizar as tendências de saldo ao logo do tempo, trazendo previsibilidade e mais segurança para a empresa… 

2 – Valores de Risco e/ou Provisão

O segundo indicador que trago aqui na lista é um indicador econômico e financeiro da carteira de contencioso de volume. O valor do risco e/ou valor de contingência do processo.

Entendemos que a provisão contábil seguem regras específicas (Exemplo: CPC25) e que não necessariamente o risco total do processo será provisionado na prática. Mas para fins de facilidade vamos tratar estes dois tipos de valores como “Valor do Risco”. 

Neste caso, existem algumas sofisticações que devem ser feitas também para irmos além do “quanto temos de provisão judicial”, ou “qual é o risco da carteira”. 

O risco flutua ao longo da vida do processo, e a cada etapa significativa pode aumentar ou diminuir. Portanto para uma mensuração do real do “êxito” do processo é comparar o risco inicial com o resultado final do processo. De novo, um indicador que parece simples, se torna complexo quando devemos “guardar” o valor do risco inicial (risco real) e o valor do risco atual ou valor efetivamente pago em uma eventual condenação ou acordo.

Neste caso os departamentos jurídicos que fazem este acompanhamento também acabam depositando suas fichas no acúmulo de planilhas históricas e depois quebram a cabeça para cruza-las e ter análises de savings e custo evitado.

Importante ressaltar que embora existam vários tipos de cálculos de estimativa de risco, a combinação entre o resultado do modelo estatístico e a avaliação feita pelo advogado interno que conhece as nuances da carteira de processos da empresa é imprenscindível para um resultado adequado.  

3 – Taxa de Êxito

Uma vez que a quantidade de processos (estoque) e o seu risco estão devidamente monitorados e controlados, o próximo passo é ter uma visibilidade em relação a taxa de êxito dos processos.

Aqui cabe pontuar que é importante olhar o êxito sobre várias perspectivas e não somente a improcedência (ou procedência nos casos de ações ativas) julgada nas decisões dos juízes.

Normalmente dividimos os casos do contencioso passivo em processos que são defensáveis, ou seja, que a empresa possui grandes chances de êxito no julgamento, e casos que não são defensáveis onde uma estratégia de acordo pode auxiliar na redução do custo e melhoria da imagem da empresa.

Nos casos em que, através de uma avaliação prévia, a empresa decide por oferecer um acordo a parte contrária, vale a pena gerenciara a taxa de êxito na execução do acordo (o acordo foi realizado dentro do esperado?)

Outro êxito que vale a pena monitorar, de acordo com a realidade de cada cliente, é a taxa de reversão em 2ª instância. Neste cenário vale a pena a pena não só avaliar a taxa de reversão, mas também o custo envolvido incluindo eventuais custas e honorários.

Em resumo os indicadores de Taxa de Êxito visam monitorar a performance jurídica do departamento, e devem ser monitorados e gerenciados com a devida importância.  

4 – Recorrência de Processos

Como o trabalho dos gestores jurídicos que gerencia a carteira do contencioso não é só lidar com os processos ativos, mas também ter uma forte atuação no preventivo do contencioso de volume, um dos indicadores chave para melhorar a performance é monitorar a recorrência dos processos.

A análise da recorrência dos processos pode partir de uma perspectiva jurídica (Advogados Contrários, Temas repetitivos e etc.)  ou também de uma perspectiva de negócio (Regionais, Tipos de Produto, Cargos e Funções e etc.).

Um dos pontos chaves de se medir a recorrência é ter uma perspectiva temporal, pois os focos de problema mudam ao longo do tempo.

Exemplo da análise de recorrência é a visualização de processos por advogado de contra parte, mensurado nos últimos 30, 60 e 90 dias. Pois um ofensor que tem muitos processos pode “esconder” um ofensor que irá ter muitos processos no futuro, em uma análise puramente quantitativa (sem levar em conta a tendência).

Aqui vale a pena ressaltar a importância do cadastro e higienização da base de dados para termos uma visão da recorrência, uma vez que podem haver variações nos termos comparativos e também homônimos (em caso de Advogados / Partes Contrárias Ofensoras).

5 – Taxa de Litígio (Suing Rate)

Por fim, mas não menos importante, temos o indicador de Taxa de Litígio, que na minha opinião é um dos mais relevantes indicadores para atuação na redução do contencioso de volume.

Imagine que você decidiu monitorar a recorrência de processos de consumidor, por linha de produtos, demonstrando ao negócio os produtos que mais geram litígio. O problema aqui é que o produto que mais tem processos também é o que mais vende, devido ao seu volume.

Para lidar com esta situação e passar uma visão real ao negócio de quais problemas eles devem focar em mitigar é preciso relativizar o número de processos com o numero de vendas, neste caso criando uma Taxa de Litígio.

A taxa de litígio pode ser criada sobre várias perspectivas, Reclamações Trabalhistas por Volume de Desligamentos, Processos de Consumidor (Falha na entrega) por Entrega Realizada, entre outros.

Aqui a ideia principal é passar ao negócio o real problema a ser resolvido e não necessariamente os casos com maior volume de processos.

Conclusão

Existem vários indicadores que podem ser monitorados para gerar um resultado de impacto na gestão do contencioso de grandes volumes. Aqui resumimos os que acreditamos ser os cinco indicadores mais básicos, que toda empresa deveria monitorar.

Caso tenha alguma sugestão ou crítica, não hesite em nos enviar uma mensagem.