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julho 2019

Minha Introdução ao Legal Analytics

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Angela Tolosa, autora deste artigo, é amiga e colaboradora eventual em projetos da Legal Insights.

Por que resolvi explorar a análise de dados.

Durante o curso de Direito percorri um caminho comum a grande parte dos meus colegas de faculdade: estagiei em diversos escritórios de advocacia e em órgãos públicos, principalmente na área cível. Essas experiências iniciais, apesar de muito proveitosas, me revelaram como o Judiciário é lento, burocrático e cheio de formalidades desnecessárias. Já formada continuei advogando na área cível e me capacitei em conciliação e mediação.

Por mais que estivesse animada com o início da minha carreira e com as diversas experiências vividas até ali, acreditava que havia algo de errado com esse sistema jurídico travado e impositivo.

Em busca de uma solução alternativa para tantas demandas judiciais em curso e sabendo como os processos são “tocados” por aí, a conciliação e a mediação sempre me pareceram uma nova forma, inteligente e eficaz, de satisfazer rapidamente as expectativas das partes, além de reduzir os custos envolvidos no processo como um todo.

No entanto, mesmo atuando como conciliadora em Juizados Especiais Cíveis e participando de forma ativa na transformação daquele pequeno mundo de processos, me faltavam provas concretas de que a conciliação e mediação eram, de fato, soluções oportunas para as empresas. Explico: se realizar acordos realmente representasse o tal “ganha-ganha” que tanto se fala nos CEJUSCs, por que as empresas levam tantos casos adiante? Afinal, essa imposição de se adotar a conciliação/mediação como uma solução alternativa para os conflitos, que ganhou ainda mais força com o novo Código de Processo Civil, na prática funciona para ambas as partes?

Com essas perguntas em mente procurei ajuda. Fui apresentada a um escritório de advocacia, por meio do qual conheci uma associação atuante na área. Compartilhei com eles meus questionamentos sob a ótica de uma conciliadora, não só de uma advogada.

“Se realizar acordos realmente representasse o tal “ganha-ganha” que tanto se fala nos CEJUSCs, por que as empresas levam tantos casos adiante?”

Fui levada a uma de suas associadas – uma grande empresa de planos de saúde – onde expus meu interesse de encontrar uma resposta para as perguntas referidas acima. Depois de algumas conversas, propus analisar voluntariamente dados de alguns de seus processos para compreender o impacto que os acordos poderiam gerar na companhia.

Por onde comecei.

A princípio, a ideia era validar a hipótese (bem ampla): “é interessante para a empresa adotar meios alternativos de solução de conflitos?”.

Como a grande maioria das companhias atuantes no segmento de planos de saúde, a empresa interessada no projeto tinha uma carteira expressiva de processos cíveis e, por isso, escolhi determinada região para estudar os casos existentes e reduzir a análise que pretendia realizar.

“É interessante para as empresas adotar meios alternativos de solução de conflitos?”

Desde o início percebi que seria inviável tentar estudar todas as demandas – o trabalho acabaria demorando demais. Além disso, como grande parte dos advogados do país, meu conhecimento sobre as novas ferramentas tecnológicas, que poderiam ajudar na minha busca, era muito limitado.

Apesar de me interessar muito pela análise de dados como meio de encontrar respostas no âmbito jurídico, minhas habilidades com a tecnologia eram as mais tradicionais: Google, Excel e olhe lá.

Assim, analisei 52 processos em que a empresa estudada figurava como ré.

Parte um: a coleta dos dados.

A primeira etapa do projeto consistia em tentar entender os padrões de resposta da empresa, principalmente os relacionados aos assuntos mais recorrentes nas ações ajuizadas. Depois disso, elaborei um formulário para reunir todas as informações que julguei relevantes e para organizar os dados extraídos.

O site que usei para criar o formulário tinha uma funcionalidade de gráficos que, apesar de não ser ideal ou completa, me ajudou a demonstrar objetivamente meus raciocínios.

Fiz diversas perguntas sobre as partes, os pedidos e o andamento processual, sendo certo que as respectivas respostas oportunizaram conclusões importantes para o trabalho:

Dados coletados e respostas que buscava com eles.

Abri cada processo e coletei as informações uma a uma. De fato, essa fase do projeto foi demorada e exaustiva, mas como estava trabalhando sozinha e começando a conhecer o mundo do legal analytics, não havia caminho fácil. 

Os dados coletados foram surpreendentes e, ainda que se trate de uma análise pequena de processos judiciais, foi possível mapear alguns padrões de comportamento da empresa estudada e produzir indicadores úteis na tomada de decisões estratégicas, não apenas para o Jurídico, mas também para as diversas áreas da empresa.

Parte 2: o que os dados diziam.

A maioria dos processos judiciais analisados tratava de assuntos semelhantes. Os três motivos mais recorrentes para o ajuizamento de ações eram:

1. Manutenção do plano de saúde empresarial; 2. Custeio de medicação; 3. Custeio de cirurgia; 4. Outros.

Mais adiante, veremos que assuntos semelhantes tendem a ter desfechos semelhantes. Tal conclusão poderia ter um impacto significativo na forma como a empresa lida com seus processos: ao detectarmos que alguns poucos pedidos representam um volume expressivo da base e que eles tendem a ter desfechos muito parecidos, com pouco espaço para “manobras” jurídicas, será que vale a pena tocar esses processos até o fim?

Analisando separadamente cada assunto, notei que mais de um quarto de todos os processos tratava de pedido visando a concessão de um mesmo medicamento. Em todos ele os autores fizeram pedidos de tutela antecipada, sendo concedida a liminar em 100% dos casos. Metade deles foram julgadas antes da conclusão do trabalho, sendo que todas as sentenças tiveram o mesmo desfecho: a tutela antecipada concedida foi mantida, mas os pedidos de dano moral foram julgados improcedentes.

Perto de 60% dos casos analisados envolviam pedido de manutenção do plano de saúde contratado nas mesmas condições do concedido pela empresa onde o(a) autor(a) trabalhava. Em relação a este tema, tomei o cuidado de levar em consideração diversas variáveis relevantes, como, por exemplo: se o plano se estendia a dependentes ou não, o valor pago pela empresa, a idade dos autores e se havia algum segurado que estava em tratamento. O objetivo era compreender se alguma dessas variáveis alterava o modo como o Judiciário enxergava cada caso. Devido à pequena amostra estudada, não foi possível encontrar tendências nesse sentido.

Ainda assim, vale ressaltar que, em 90.3% dos casos, o plano se estendia aos dependentes do autor e não foram apontadas doenças para justificar os pedidos principais ou de tutela antecipada. A liminar, pedida em todos os processos, foi concedida em dois terços dos casos analisados. 58% Das demandas foram sentenciadas antes da conclusão do trabalho, sendo 83.3% procedentes.

Após verificar cada assunto separadamente, parti para uma análise geral do fluxo de decisões dos processos. A concessão de liminar parece, em primeira análise, um forte indicador de que a sentença será favorável. Mas será que realmente é? Dos processos analisados, 92,3% tinham pedido de tutela antecipada e em 75% deles ela foi concedida. Destes, levando em conta apenas os casos sentenciados até o final do trabalho, 55.6% foram julgados procedentes, 33.3% parcialmente procedentes e 11.1% improcedentes.

A concessão de liminar não foi indicativo tão forte do resultado final do processo quanto se esperava.

Uma conclusão inesperada: nos casos com sentenças PROCEDENTES, 53.3% tiveram a liminar concedida. Por outro lado, naqueles julgados IMPROCEDENTES, a liminar foi concedida em 66.7% das vezes. Parece contraintuitivo, mas é exatamente o tipo de aprendizado que eu esperava desse trabalho: algo que desafiasse o senso comum. Tal situação poderia levar a crer que valeria a pena para a empresa não pôr fim aos processos. Contudo, nos casos em que as liminares foram concedidas e os pedidos julgados improcedentes, será que o gasto total com o processo já não tornaria mais vantajosa a busca pelo seu encerramento precoce? Estas são questões que a empresa apenas conseguirá responder com uma análise de dados mais profunda, mas que, sem sombra de dúvida, me parece fundamental.

Casos com tutela antecipada concedida e sentença PROCEDENTE.

Tutela antecipada concedida e sentença IMPROCEDENTE.

A empresa estudada interpôs Agravo de Instrumento em 73,6% dos casos cabíveis. Nos demais casos os agravos foram interpostos pelos autores, principalmente quando não concedida a tutela antecipada.

Em todos os casos os autores tiveram êxito em seus agravos. Destino diferente tiveram os recursos da companhia, já que o Tribunal negou provimento a 91,7% dos agravos interpostos.

Os agravos da empresa não foram bem sucedidos na maioria dos casos.

Foram interpostas 21 apelações, sendo 20 delas interpostas pela ré. Até a conclusão do estudo apenas 2 recursos haviam sido julgados – ambos improcedentes – não sendo possível tirar qualquer conclusão minimamente segura.

Os aprendizados e a conclusão.

No final do projeto, a hipótese que pretendia validar não teve uma resposta definitiva. “É interessante para a empresa adotar meios alternativos de solução de conflitos?”. Uma resposta segura dependeria de uma análise mais profunda, envolvendo tanto os dados internos da empresa (estratégias, riscos, custos, etc.) quanto os dados dos processos e dos tribunais em si. Mas, com este estudo foi possível, sim, tirar importantes aprendizados:

Em primeiro lugar: a empresa estudada vem gastando com a estrutura de escritórios de advocacia e com a interposição de recursos, que, na sua maioria, não alteram os resultados inicialmente previstos. Inclusive, algumas das liminares concedidas no curso do processo satisfazem o pedido da parte integralmente, de sorte que a empresa ré já teve um gasto logo no início da ação. Ou seja, não consigo concluir que a adoção da conciliação/mediação como resolução alternativa de conflitos seja, de fato, a mais “barata” para a empresa, mas, com certeza, mais custoso que manter a estratégia atual não é.

Em segundo lugar: conhecer bem os processos do passado é fundamental para estabelecer estratégias de redução de custos no futuro. É bem verdade que durante o projeto, por muitas vezes, me perguntei se determinada informação era relevante para a elaboração do trabalho e para a empresa. E um dos maiores aprendizados, que ultrapassou a simples validação da minha hipótese, foi de que todo dado é relevante, ainda que não se compreenda a sua importância ao longo do processo ou que ao final se verifique que tal informação não era crucial para o trabalho. Acredite, saber que o dado existe é melhor do que ignorá-lo.

Em terceiro lugar: registrar corretamente todos os dados que se pretende obter é uma tarefa árdua e nada encantadora, mas absolutamente necessária. Qualquer registro não padronizado, ou mesmo erro de digitação, poderia desviar completamente as conclusões tiradas.

Certamente, com as ferramentas adequadas para a coleta e a análise de dados, poderia ter estudado uma base muito maior de processos, o que teria me garantido conclusões, se não diferentes, mais robustas.

Acredito que a tecnologia disponível atualmente pode transformar o antigo mundo jurídico das várias planilhas incomunicáveis entre si em uma área que, além de conhecer e gerir melhor as demandas judiciais em trâmite, sabe, também, como reduzir custos de forma mais eficaz.

Depois de finalizado o projeto, para minha surpresa, pude apresentá-lo para a área de ouvidoria da empresa. Fiquei surpresa, porque na minha cabeça (até então) se falamos de processos judiciais, falamos com o Jurídico.

Nesse dia percebi que informação relevante para a empresa é também relevante para todos que nela trabalham, que o dado é “multidisciplinar” e não pertence ao Jurídico, à Ouvidoria ou ao Financeiro, o que acompanha essa nova era de empresas que procuram conectar as suas diferentes áreas.

5 KPIS Contencioso

5 KPIs para Gestão do Contencioso

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Aqui na Legal Insights, empresa especializada em KPIs para Gestão do Contencioso, nós temos uma abordagem de trabalho consultiva que nos permite criar novas visões e novos indicadores durante todo o nosso relacionamento com os clientes, sempre sem gerar custos adicionais, o famoso “extra-escopo”. 

Entendemos que utilizar dados para tomada de decisão é uma jornada dinâmica e cheia de mudanças no meio do caminho, e para não engessar todo o potencial de resultado de nossos clientes decidimos adotar esta abordagem que permite criarmos diversas melhorias sem custos não previstos nos contratos. 

Portanto, com esta abordagem, ao longo de mais de dois anos de estrada já entregamos mais de 862 melhorias e novas visões, isso significa mais de 1300 horas de trabalho, entendendo a solicitação do cliente, arquitetando a melhor solução e desenvolvendo os indicadores chave para cada realidade. 

Com base em todo esse conhecimento acumulado, decidimos elencar aqui 5 indicadores chave que acreditamos que todo o gestor jurídico de contencioso deve acompanhar e gerenciar.

Esta lista não é exaustiva, mas sim um resumo dos KPIs para gestão do contencioso que acreditamos ser essenciais: 

1 – Tendência do Saldo ou “Estoque” dos Processos

Quando falamos em processos judiciais, o indicador mais básico é a quantidade de processos ativos. Mas apenas saber quantos processos ativos temos no momento não revela nenhum insight. Portanto é crucial ter ideia da evolução deste número ao longo do tempo.

Pense na seguinte situação, os executivos da empresa eventualmente perguntam: “Quantos processos trabalhistas nós temos atualmente?” Independentemente da resposta, a próxima pergunta na maioria das vezes é: “Mas está diminuindo ou aumentando?”.

Sendo assim é de suma importância guardar o histórico dos processos que estavam abertos no passado, mas a grande maioria dos softwares não possuem a capacidade, e a saída acaba sendo a criação de diversas planilhas de histórico. 

Estas planilhas “quebram o galho” mas também causam algumas limitações, por exemplo: Dificilmente é possível saber, além da quantidade, de quais regiões, tipos de demanda e etc. eram os processos que estavam abertos, digamos em Janeiro de 2017.

Portanto, por mais que a “Quantidade de processos em abertos” possa parecer um indicador bem simples, para extrairmos valor desta informação temos que compara-la ao longo do tempo, e isso já não é tão fácil. 

Aqui na Legal Insights criamos diversas técnicas para aprimorar o uso deste indicador, tanto de higienização da base (preenchimento das datas de Distribuição e Encerramento), quanto para identificar quais processos “estavam” abertos em um determinado momento e poder visualizar as tendências de saldo ao logo do tempo, trazendo previsibilidade e mais segurança para a empresa… 

2 – Valores de Risco e/ou Provisão

O segundo indicador que trago aqui na lista é um indicador econômico e financeiro da carteira de contencioso de volume. O valor do risco e/ou valor de contingência do processo.

Entendemos que a provisão contábil seguem regras específicas (Exemplo: CPC25) e que não necessariamente o risco total do processo será provisionado na prática. Mas para fins de facilidade vamos tratar estes dois tipos de valores como “Valor do Risco”. 

Neste caso, existem algumas sofisticações que devem ser feitas também para irmos além do “quanto temos de provisão judicial”, ou “qual é o risco da carteira”. 

O risco flutua ao longo da vida do processo, e a cada etapa significativa pode aumentar ou diminuir. Portanto para uma mensuração do real do “êxito” do processo é comparar o risco inicial com o resultado final do processo. De novo, um indicador que parece simples, se torna complexo quando devemos “guardar” o valor do risco inicial (risco real) e o valor do risco atual ou valor efetivamente pago em uma eventual condenação ou acordo.

Neste caso os departamentos jurídicos que fazem este acompanhamento também acabam depositando suas fichas no acúmulo de planilhas históricas e depois quebram a cabeça para cruza-las e ter análises de savings e custo evitado.

Importante ressaltar que embora existam vários tipos de cálculos de estimativa de risco, a combinação entre o resultado do modelo estatístico e a avaliação feita pelo advogado interno que conhece as nuances da carteira de processos da empresa é imprenscindível para um resultado adequado.  

3 – Taxa de Êxito

Uma vez que a quantidade de processos (estoque) e o seu risco estão devidamente monitorados e controlados, o próximo passo é ter uma visibilidade em relação a taxa de êxito dos processos.

Aqui cabe pontuar que é importante olhar o êxito sobre várias perspectivas e não somente a improcedência (ou procedência nos casos de ações ativas) julgada nas decisões dos juízes.

Normalmente dividimos os casos do contencioso passivo em processos que são defensáveis, ou seja, que a empresa possui grandes chances de êxito no julgamento, e casos que não são defensáveis onde uma estratégia de acordo pode auxiliar na redução do custo e melhoria da imagem da empresa.

Nos casos em que, através de uma avaliação prévia, a empresa decide por oferecer um acordo a parte contrária, vale a pena gerenciara a taxa de êxito na execução do acordo (o acordo foi realizado dentro do esperado?)

Outro êxito que vale a pena monitorar, de acordo com a realidade de cada cliente, é a taxa de reversão em 2ª instância. Neste cenário vale a pena a pena não só avaliar a taxa de reversão, mas também o custo envolvido incluindo eventuais custas e honorários.

Em resumo os indicadores de Taxa de Êxito visam monitorar a performance jurídica do departamento, e devem ser monitorados e gerenciados com a devida importância.  

4 – Recorrência de Processos

Como o trabalho dos gestores jurídicos que gerencia a carteira do contencioso não é só lidar com os processos ativos, mas também ter uma forte atuação no preventivo do contencioso de volume, um dos indicadores chave para melhorar a performance é monitorar a recorrência dos processos.

A análise da recorrência dos processos pode partir de uma perspectiva jurídica (Advogados Contrários, Temas repetitivos e etc.)  ou também de uma perspectiva de negócio (Regionais, Tipos de Produto, Cargos e Funções e etc.).

Um dos pontos chaves de se medir a recorrência é ter uma perspectiva temporal, pois os focos de problema mudam ao longo do tempo.

Exemplo da análise de recorrência é a visualização de processos por advogado de contra parte, mensurado nos últimos 30, 60 e 90 dias. Pois um ofensor que tem muitos processos pode “esconder” um ofensor que irá ter muitos processos no futuro, em uma análise puramente quantitativa (sem levar em conta a tendência).

Aqui vale a pena ressaltar a importância do cadastro e higienização da base de dados para termos uma visão da recorrência, uma vez que podem haver variações nos termos comparativos e também homônimos (em caso de Advogados / Partes Contrárias Ofensoras).

5 – Taxa de Litígio (Suing Rate)

Por fim, mas não menos importante, temos o indicador de Taxa de Litígio, que na minha opinião é um dos mais relevantes indicadores para atuação na redução do contencioso de volume.

Imagine que você decidiu monitorar a recorrência de processos de consumidor, por linha de produtos, demonstrando ao negócio os produtos que mais geram litígio. O problema aqui é que o produto que mais tem processos também é o que mais vende, devido ao seu volume.

Para lidar com esta situação e passar uma visão real ao negócio de quais problemas eles devem focar em mitigar é preciso relativizar o número de processos com o numero de vendas, neste caso criando uma Taxa de Litígio.

A taxa de litígio pode ser criada sobre várias perspectivas, Reclamações Trabalhistas por Volume de Desligamentos, Processos de Consumidor (Falha na entrega) por Entrega Realizada, entre outros.

Aqui a ideia principal é passar ao negócio o real problema a ser resolvido e não necessariamente os casos com maior volume de processos.

Conclusão

Existem vários indicadores que podem ser monitorados para gerar um resultado de impacto na gestão do contencioso de grandes volumes. Aqui resumimos os que acreditamos ser os cinco indicadores mais básicos, que toda empresa deveria monitorar.

Caso tenha alguma sugestão ou crítica, não hesite em nos enviar uma mensagem.